Como controlar e reduzir os gastos da sua empresa

Em períodos de crise ou de bonança, ter atenção aos custos e despesas da empresa, é algo essencial para o desenvolvimento e a sustentação de qualquer negócio.

Alguns empresários e gestores, muitas vezes por desorganização ou devido a sobrecarga causada pelas demais atividades da empresa, não apenas possuem dificuldades com o planejamento e o orçamento, como em muitos casos, chegam até mesmo a desconhecer por completo a realidade das finanças e a saúde dos negócios. Algumas empresas literalmente não sabem de onde vem e para onde vão os seus recursos!

Você sabia que é essencial realizar uma gestão segura das contas de clientes a receber, dos pagamentos aos fornecedores e dos seus estoques? Por que? Simples! Essas variáveis irão impactar diretamente na sua necessidade de capital de giro, fator esse que por ser deixado de lado, leva muitas empresas até mesmo a encerrar suas atividades!

Além disso, ter a Contabilidade da sua empresa sendo escriturada regularmente, com o registro de toda a movimentação financeira e das operações realizadas, te ajudará a ter os relatórios e demonstrativos financeiros entregues pelo seu Contador em tempo hábil para que seja possível a utilização dos mesmos nas tomadas de decisão sobre os rumos dos negócios, como aumentar as receitas, em qual área realizar investimentos, em que setor é possível cortar despesas, etc.

Para que você e sua empresa não cometam esse erro, recomendo que você comece refletindo sobre três pontos básicos:

•  Você tem o real controle da empresa?

Você registra todas as contas a receber e a pagar da sua empresa? Identifica esses registros de acordo com os diferentes meios de pagamentos (dinheiro, cheque, cartão de débito ou crédito, etc.) em uma planilha simples ou em um sistema ERP? Sabe qual o saldo que a sua empresa tem a receber de cada cliente e qual o saldo devido a cada fornecedor? Se as respostas para as perguntas acima forem todas sim, você já começou bem!

Por meio da DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) que é preparada pelo seu Contador regularmente, você também pode analisar mais profundamente as informações e estabelecer métricas e metas financeiras para o seu negócio.

• Você sabe se há desperdícios na empresa?

Gastos que poderiam ser evitados ou postergados com materiais de limpeza e escritório, por exemplo, ou com compras de mercadorias para revenda que já possuem grande volume no estoque, geram despesas e custos que podem ser extremamente nocivos para o capital de giro da empresa.

É importante também ficar atento aos desperdícios de horas dos funcionários causados por processos internos que poderiam ser aprimorados ou automatizados. Afinal, tempo é dinheiro! Certo!?

• Você sabe se a empresa está enquadrada no regime tributário mais adequado?

Quando falamos de tributos, é importante deixar claro de imediato que não existem soluções mirabolantes para pagar menos impostos. Entretanto, é possível diminuir esses custos por meio de um planejamento tributário e do correto enquadramento da empresa no regime tributário mais indicado. Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real? Você sabe qual é a melhor opção para a sua empresa? Ou você fez a escolha por pensar que tudo seria mais "simples"? Espero que não!

Se engana quem pensa que caso a empresa não tenha nenhum impedimento para ser optante, o Simples Nacional é sempre mais vantajoso!

É recomendado que seja realizado um estudo no período que antecede a virada de um ano-calendário para o outro por meio de simulações tributárias para que se possa tomar a melhor decisão na escolha da opção tributária mais adequada.

Fique atento(a)!

FONTE: Contábeis, o portal da profissão contábil